Integrar un ERP sin API es posible usando exportaciones programadas (CSV o Excel), carpetas compartidas o SFTP, lectura de base de datos o intercambio por correo. La opción adecuada depende de qué permite tu ERP y de qué datos necesitas mover: pedidos, entregas confirmadas o facturas.
Respuesta corta: sin API también se integra
Muchas pymes de distribución trabajan con un ERP instalado hace años, que nadie quiere tocar y que no ofrece API. La conclusión habitual (“no se puede integrar”) casi nunca es cierta: lo que suele faltar es un acuerdo claro sobre qué datos mover y cómo.
Esta guía recoge las vías realistas y sirve de punto de partida para la página de integración con ERP. No sustituye un análisis de tu caso: cada ERP tiene sus particularidades.
Por qué tu ERP no tiene API (y qué significa)
Hay varias razones habituales: versiones locales anteriores a la era de las APIs web, módulos de integración que el proveedor cobra aparte, ERPs a medida desarrollados hace años o bases de datos cuyo acceso externo está cerrado por política de seguridad.
Antes de descartar nada, conviene preguntar al proveedor qué mecanismos de importación y exportación ofrece. Muchos ERPs sin API sí exportan listados y aceptan ficheros de importación con un formato definido.
Cuatro vías de integración sin API
De menos a más intrusiva, estas son las opciones que se usan en la práctica. Ninguna es perfecta; todas son mejores que reescribir a mano.
- Exportación programada a CSV o Excel: el ERP genera un fichero periódico que la herramienta de logística lee.
- Carpeta compartida o SFTP: ficheros intercambiados en ambos sentidos con un formato pactado.
- Lectura de base de datos en modo solo lectura: útil cuando el ERP no exporta como necesitas, pero exige permisos y cuidado con el rendimiento.
- Intercambio por correo o PDF: el recurso cuando todo lo demás falla; se puede automatizar con lectura de documentos.
Qué dato va en qué dirección
Antes de elegir tecnología, dibuja el flujo de datos. En una distribuidora típica hay tres movimientos distintos y no hace falta automatizarlos todos a la vez.
De ERP a logística: clientes, direcciones, productos y precios. De logística a ERP: pedidos validados, entregas confirmadas y albaranes. Y, si procede, de logística a facturación: datos listos para facturar sin reescribirlos.
Empieza por el movimiento que más tiempo te quita. Para la mayoría, es el que va de pedido recibido a pedido creado en el ERP.
Datos mínimos para que la integración funcione
Las integraciones fallan menos por tecnología que por datos inconsistentes. Antes de empezar, revisa que existan estos identificadores y que coincidan entre sistemas:
- Código de cliente único y estable.
- Código de producto o referencia, con la misma unidad de medida.
- Dirección de entrega distinta de la dirección fiscal, cuando proceda.
- Identificador de pedido para evitar duplicados al reintentar una carga.
- Estado del pedido (pendiente, entregado, facturado) con valores cerrados.
Ejemplo: distribuidora con ERP de escritorio
Un ejemplo ilustrativo: una distribuidora recibe pedidos por correo, los reescribe en un ERP de escritorio sin API y luego prepara las rutas en Excel. El ERP sí permite exportar un listado de clientes y productos a CSV, y aceptar un fichero de pedidos con un formato definido.
Con esas dos capacidades basta: la herramienta de logística lee la exportación de clientes y productos, valida los pedidos entrantes contra ella y deposita un fichero de pedidos en la carpeta que el ERP importa. El equipo deja de teclear y el ERP sigue siendo la fuente de verdad contable.
No hubo que tocar el ERP. Hizo falta acordar el formato y las reglas de duplicados.
Errores típicos al integrar con un ERP antiguo
El primero es querer sincronizar todo desde el primer día. El segundo, no definir quién manda cuando hay conflicto (por ejemplo, un cliente modificado en ambos sitios). El tercero, depender de un único empleado que “sabe cómo funciona el ERP”.
Conviene documentar el formato de cada fichero, el horario de carga, qué pasa si falla y quién recibe el aviso. Una integración sin esa documentación se rompe el día que cambia el responsable.
Cómo lo plantea LogIA
LogIA se plantea como capa operativa (pedidos, rutas, entregas, albaranes) con exportación de datos hacia el ERP o la contabilidad, y Ship Shift puede abordar integraciones a medida cuando el caso lo requiere. El alcance exacto depende de lo que permita tu ERP.
Pide una demo con un ejemplo de tus ficheros de exportación: es la forma más rápida de saber qué parte es directa y qué parte requiere desarrollo. Si recibes los pedidos por mensajería, consulta también la guía de pedidos por WhatsApp.
Lo que nos preguntáis
Normalmente sí, mediante exportaciones programadas, carpetas compartidas o SFTP, lectura de base de datos o intercambio de documentos. Depende de lo que permita tu ERP.
No necesariamente. La logística operativa puede funcionar a su lado y exportar los datos que el ERP necesita para contabilidad y facturación.
Códigos únicos de cliente y producto, unidades de medida coherentes, direcciones de entrega y un identificador de pedido para evitar duplicados.
¿Quieres ver cómo aplica a tu operativa?