L'Excel és el punt de partida natural de gairebé tota distribuïdora: barat, flexible i tothom sap fer-lo servir. El problema no és l'Excel en si — és seguir planificant rutes de repartiment en un full quan l'operativa ja supera el que una persona pot calcular bé cada matí.
Si reconeixes la teva operativa en algun dels cinc senyals de sota, no vol dir que hagis fallat. Vol dir que el volum i la complexitat han superat l'eina. Pots quantificar el cost a la guia sobre temps de planificació manual o a la calculadora de cost.
Senyal 1: Dediques més de 90 minuts al dia a planificar
Si el dispatcher comença la jornada copiant comandes, assignant camions i obrint Google Maps ruta a ruta, i això li porta més d'hora i mitja abans que surti el primer camió, el cost és estructural. Amb 22 dies operatius i 18 €/h interns, són més de 580 €/mes només en temps — sense comptar interrupcions.
Senyal 2: Els errors tenen cost visible
Parada duplicada, comanda al camió equivocat, client que no era a la ruta d'avui, capacitat del furgó ignorada. A l'Excel no hi ha validació automàtica: l'error es descobreix quan el repartidor truca o quan el client reclama.
- Entregues en l'ordre que «semblava lògic» però afegeix km
- Comandes que es queden fora perquè el full no s'ha actualitzat
- Adreces mal copiades de l'email a l'Excel
- Finestres horàries que no s'han comprovat
Senyal 3: Tens més de 5 vehicles actius
Amb 2–3 camions pots «veure-ho tot» en una pantalla. Amb 6 o més, l'assignació deixa de ser intuïtiva: cal decidir quines comandes van en quin vehicle i en quin ordre, respectant capacitat i zones. Això és un problema d'optimització combinatòria, no de full de càlcul. Més context a com optimitzar amb diversos vehicles.
Senyal 4: Els canvis d'última hora són el pa de cada dia
Comanda urgent a les 9:15, client que tanca abans del previst, baixa d'un conductor. Cada canvi obliga a reobrir l'Excel, recalcular mentalment i avisar per telèfon. Si això passa a diari, la planificació «acabada» a les 8:00 mai ho està realment.
Senyal 5: Només una persona sap planificar
El coneixement és al cap del dispatcher i en macros, colors i convencions d'un arxiu que ningú més entén. Vacances, baixa o rotació de personal = risc operatiu immediat. Un sistema de rutes repeteix el procés encara que canviï la persona.
Què fer quan l'Excel deixa de bastar
- Quantifica hores i cost de planificació (calculadora o registre d'una setmana).
- Llista errors recurrents de l'última quinzena (km extra, revisitas, retards).
- Avalua programari que centralitzi comandes i optimitzi tota la flota, no ruta a ruta.
- Mantén revisió humana abans de publicar rutes — automatitzar no és eliminar criteri.
LogIA substitueix l'Excel operatiu de rutes mantenint el dispatcher al control: proposa rutes optimitzades i tu les valida. Consulta planificació de rutes o optimització de rutes per veure el flux complet.
Senyals basats en patrons observats en distribuïdores amb 3–30 vehicles durant demos i incorporacions. No hi ha llindar universal: si el teu Excel funciona i no genera errors ni retards, no hi ha obligació de canviar.