Si diriges una distribuidora o una flota de reparto, la escena te resultará familiar: primera hora de la mañana, Excel abierto, Google Maps en otro monitor y una lista de pedidos que hay que repartir entre varios camiones antes de que salgan los conductores. Eso es planificación manual de rutas — y consume más tiempo del que parece.
Este artículo cuantifica ese tiempo en horas y en euros con un ejemplo orientativo. No prometemos un porcentaje de ahorro garantizado: cada operativa es distinta. Sí puedes calcular tu caso con la calculadora de coste de planificación o probar la optimización de rutas de LogIA con tus datos.
Cuánto tiempo se dedica cada día a planificar rutas
En operaciones de reparto B2B, un dispatcher suele dedicar entre 1,5 y 3 horas diarias solo a la planificación inicial: asignar pedidos a vehículos, ordenar paradas, comprobar capacidad y ventanas horarias. La cifra concreta depende del número de vehículos, pedidos, clientes, restricciones y cambios de última hora.
- 1–5 vehículos: 45 min – 1,5 h/día (suele hacerlo una sola persona)
- 6–15 vehículos: 1,5 – 3 h/día (complejidad crece rápido)
- Más de 15 vehículos: más de 3 h, a menudo repartido entre dispatcher y ayudante administrativo
Estas horas son solo el bloque fijo de la mañana. No incluyen interrupciones: un pedido urgente a las 10:00, un conductor que avisa tarde, un cliente que cambia la dirección o una entrega del día anterior que hay que replanificar. En la práctica, muchas operativas suman 30–60 minutos extra repartidos a lo largo del día.
Fórmula y ejemplo numérico
Para estimar el coste de la planificación manual necesitas tres datos de tu operativa: horas diarias dedicadas, días de operación al mes y coste interno por hora (salario + cargas del perfil que planifica).
Fórmula del coste mensual
Horas mensuales = horas diarias de planificación × días operativos al mes
Coste mensual = horas mensuales × coste interno por hora
Coste anual = coste mensual × 12
Ejemplo con una distribuidora de 4 vehículos
Supongamos una distribuidora regional con 4 vehículos, un dispatcher que dedica 2 horas cada mañana a planificar, 22 días operativos al mes y un coste interno de 18 €/hora (salario + seguridad social del rol administrativo/dispatcher):
- Horas mensuales: 2 h × 22 días = 44 horas
- Coste mensual: 44 h × 18 €/h = 792 €
- Coste anual: 792 € × 12 = 9.504 €
Casi 9.500 € al año solo en tiempo de planificación — y este cálculo no incluye combustible de kilómetros extra, retrasos operativos, llamadas de clientes, entregas fallidas ni el riesgo de depender de una única persona que concentra todo el conocimiento de rutas.
Puedes sustituir las cifras del ejemplo por las tuyas en la calculadora de coste de planificación de rutas. También existe una calculadora de ahorro en kilómetros si quieres estimar el impacto de optimizar el orden de paradas.
Costes ocultos que no aparecen en la hoja de cálculo
El coste por hora del dispatcher es visible en nómina. Estos otros costes suelen ser invisibles hasta que los operativos los sufren cada semana:
- Kilómetros innecesarios: un orden de paradas subóptimo puede añadir un 10–25 % de km respecto a una ruta bien optimizada (estimaciones orientativas según complejidad).
- Rutas desequilibradas: un camión sobrecargado y otro a medias genera horas extra y quejas internas.
- Retrasos: ventanas horarias incumplidas → clientes insatisfechos y reprogramaciones.
- Entregas fallidas: revisita sin replanificar bien = segundo desplazamiento completo.
- Llamadas de clientes: «¿A qué hora llegáis?» cuando no hay visibilidad en tiempo real.
- Dependencia de una persona: si el dispatcher falta, nadie replica su método en Excel.
- Cambios de última hora: rehacer rutas a mano sin visión global de la flota.
Estos costes no sustituyen al cálculo de horas de planificación: se suman. Por eso muchas distribuidoras comparan solo el coste del software con las horas del dispatcher, y olvidan el combustible y el tiempo perdido en incidencias.
Planificación manual vs optimización con LogIA
La planificación manual con Excel y Google Maps funciona cuando hay pocas paradas y pocos vehículos. Cuando la operativa crece, el mismo método produce resultados distintos cada día según quién planifique y cuánto tiempo tenga. La comparación no es «humano vs máquina», sino «proceso repetible vs proceso frágil».
| Aspecto | Planificación manual | LogIA (optimización + revisión) |
|---|---|---|
| Tiempo diario típico | 1,5 – 3 horas | Segundos de cálculo + revisión del dispatcher |
| Alcance | Una ruta cada vez | Toda la flota en una sola optimización |
| Restricciones | Aproximadas (capacidad, horarios) | Capacidad, ventanas horarias, tiempos de servicio |
| Cambios urgentes | Rehacer parcialmente a mano | Reoptimizar y republicar a repartidores |
| Conocimiento operativo | En la cabeza de una persona | Reglas y rutas en el sistema |
| Combustible / km | Depende del criterio del día | Orden de paradas calculado (VRP + OSRM) |
| Respaldo si falta el planner | Operativa en riesgo | Cualquier usuario autorizado puede lanzar rutas |
Revisión humana antes de publicar las rutas
Un error común al evaluar software de rutas es pensar que la herramienta «manda» sin posibilidad de corrección. En LogIA el flujo es distinto: el optimizador propone una solución con OR-Tools usando tiempos reales de carretera (OSRM), y el dispatcher revisa, ajusta y valida antes de publicar la ruta a la app del repartidor.
Eso permite combinar criterio humano (cliente conflictivo, acceso complicado, preferencia comercial) con cálculo matemático (orden de paradas, carga por vehículo). Si quieres profundizar en el producto, consulta la página de planificación de rutas o la de optimización de rutas.
Cómo calcular tu caso con tus datos
- Estima cuántas horas diarias dedica tu equipo a planificar rutas (incluye cambios de última hora).
- Calcula el coste hora real del perfil que lo hace (nómina + cargas, no solo salario bruto).
- Multiplica por tus días operativos al mes (habitualmente 20–23 en reparto B2B).
- Compara el resultado con el coste de una herramienta como LogIA y con el tiempo que recuperarías.
Usa la calculadora de coste de planificación para obtener una estimación en menos de un minuto. Si quieres ver cómo encaja en tu operativa completa (pedidos, reparto, facturación), puedes registrarte para la prueba gratuita de 14 días o solicitar una demo personalizada desde este artículo.
Nota metodológica
Las horas diarias citadas (1,5–3 h) se basan en observación de operativas de reparto durante procesos de incorporación y demos de LogIA, no en un estudio estadístico publicado. El ejemplo numérico (4 vehículos, 2 h/día, 18 €/h, 22 días) es ilustrativo: sustituye cada variable por las de tu empresa. Las calculadoras del sitio muestran la metodología y los supuestos. Ninguna cifra de este artículo constituye una garantía de ahorro ni un resultado contractual.